Essai - Manajemen Proyek

oleh : Riny – MTI UI - 2009SC

Suatu proyek dapat dikatakan sukses apabila proyek tersebut memenuhi kaidah time, budget dan scope/quality. Dimana proyek tersebut selesai tepat waktu, biaya sesuai dengan anggaran dan sistem yang dibangun memenuhi standar kualitas dan sesuai dengan kebutuhan stakeholder. Jika salah satu tidak terpenuhi maka dapat dikatakan bahwa proyek tersebut gagal, sehingga untuk menghindari hal tersebut perlu dikaji dan diidentifikasi faktor yang dapat menunjang keberhasilan suatu proyek.

1. Teknik Bernegosiasi

Seringkali terjadi bahwa user ataupun business unit merasa membutuhkan sistem aplikasi untuk menunjang proses bisnis akan tetapi tidak jelas aplikasi seperti apa yang mereka dibutuhkan, bahkan konsep dari kebutuhan sistem pun tidak jelas. Mereka membutuhkan aplikasi untuk mengelola data dan berinteraksi dengan supplier, proses pemberian refund, incentive dan sebagainya akan tetapi jika ditanyakan secara detail tidak tahu apa yang dibutuhkan bahkan menuangkan secara detail ke dalam dokumen pun tidak tahu. Sehingga seringkali developer akan menawarkan aplikasi berdasarkan asumsi yang mereka tangkap dari kebutuhan user, dari kondisi ini seringkali apa yang telah dibangun tidak sama persis atau seuai dengan kebutuhan user.

Untuk itu perlu digunakan metoda atau teknik bernegosiasi dengan user dimana developer dan user akan melakukan diskusi dan negosiasi terhadap requirement-nya. Selalu lakukan review terhadap kebutuhan user dimana hal ini dapat dilakukan dengan win win solution, yang berorientasi pada pemecahan masalah dan terpenuhinya kepuasan antara developer dan user. Setelah selesai mendapatkan feed back dari user, developer aplikasi dan user akan kembali melakukan negosiasi untuk perkembangan aplikasi tersebut, sampai dengan kebutuhan tersebut dapat disepakati oleh kedua belah pihak. Dengan teknik ini masing-masing akan dipandang sebagai mitra bisnis.

2. Gaya berkomunikasi yang baik dan efektif

Didalam bernegosiasi baik dalam rangka mengumpulkan requirement, menyampaikan hasil analisis dan desain sistem terhadap user bahkan dalam rangka mencari titik temu antara schedule proyek dengan perubahanrequirement, sangat diperlukan teknik berkomunikasi yang baik dan efektif. Komunikasi adalah teknik menyampaikan pesan atau informasi dari penyampai pesan kepada orang lain melalui berbagai cara.

Komunikasi tidak hanya dapat dilihat sebagai seni menyampaikan pesan dan berhubungan dengan orang lain saja, akan tetapi akan melibatkan pula sudut pandang kepribadian dimana kepribadian mempengaruhi pola pikir dan gaya berkomunikasi seseorang, dan kemampuan ini juga sangat tergantung pada kemampuan kita memahami kepribadian lawan bicara.

Tujuan komunikasi adalah memberitahukan informasi, mempengaruhi dan meyakinkan lawan bicara tentang muatan informasi yang disampaikan sehingga pesan tersebut dapat dimengerti oleh penerima dan secara nyata dapat dilaksanakan sehingga tercipta interaksi dua arah. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan prinsip komunikasi berikut :

• Jelas, singkat dan dapat dimengerti
• Berlangsung dua arah
• Menggunakan media yang efektif
• Diperlukan feed back dari penerima pesan
• Bila perlu ulangi sampai tercapai pemahaman yang sama

Selain itu kenali sifat dari lawan bicara berikut ini :

• Agresif, lawan bicara seperti ini memandang kepentingan sendiri lebih dominan dari pada kepentingan orang lain, sehingga untuk menghadapinya diperlukan penghargaan lebih, dengarkan secara seksama, jangan membantah, bicara apa adanya,m bila perlu dengan melibatkan rekan senior atau pihak manajemen sebagai katalisator

• Detail, lawan bicara seperti ini mampu berbicara panjang lebar secara detail, sehingga perlu keberanian memotong pembicaraan jika tidak maka mereka akan menyampaikan detail tanpa terputus bahkan bisa melebar dari requirement awal sehingga dibutuhkan ketegasan dari penyampai pesan

• Assertif, adalah orang yang memandang kepentingan sendiri sama dengan kepentingan orang lain, sehinga dibutuhkan sikap terbuka menghargai kepentingannya, mendengarkan apa yang dikemukakan jika perlu meminta kerjasamanya

• Submisif adalah orang yang mudah mengalah dan memandang kepentingan orang lain lebih dominan dari diri sendiri, jika dihadapkan dengan user seperti ini dan mereka sudah setuju dengan requirement maka jangan sampai mengecewakan dia dengan membuat sesuatu diluar requirement dan jangan memanfaatkan situasi yang dapat merugikan kepentingan user

3. Cara memenangkan hati pelanggan yang kecewa

Setelah requirement diperoleh dengan jelas dan rinci, maka langkah berikutnya adalah melakukan analisis dan desain sistem secara detail, dimana hasilnya perlu dikomunikasikan kembali dan dikonfirmasikan terhadap user untuk menghindari perbedaan pandangan dan deviasi dari requirement yang ada. Setelah proses approval dijalankan dan diperleh dari user maka dilanjutkan pada proses development aplikasi.

Jika apa yang tertuang dalam dokumen requirement dan aplikasi yang dibangun terjadi perselisihan atau ketidaksesuaian, maka hal ini perlu segera dikomunikasikan dan didiskusikan kepada user untuk diperoleh langkah penanganan terbaik dan memenuhi kepuasan user dan pengembang. Hal ini merupakan salah satu bagian dari teknik berkomunikasi yang baik dan efektif.

Jika user terlanjur kecewa, maka perlu dilakukan langkah-langkah dan pendekatan berikut ini :

• Mendengarkan secara seksama apa yang dikeluhkan oleh user
• Berikan empati pada user
• Tidak membela diri
• Tenangkan diri sendiri setelah terjadi perselisihan dan bersikap professional
• Ungkapkan permasalahan dan alas an secara jelas dan rasional
• Mengajak user untuk mencari win win solution
• Bila ada, berikan penawaran bonus fitur baru untuk memudahkan user dalam penggunaan aplikasi dan masih tedapat keseuaian dengan requirement awal
• Buat kesepakatan baru setelah diperoleh solusi dari permasalahan yang muncul

4. Bagaimana cara berkata TIDAK terhadap atasan anda tanpa berakibat kerugian buat anda

Pada dasarnya tidak ada yang tidak dapat dibangun oleh sistem aplikasi selama requirement jelas, aturan-aturan yang dibutuhkan didalam implementasinya jelas dan dapat disistemkan, hanya perlu dilakukan mengklasifikasian requirement mana yang feasible dan mana yang tidak didalam situasi dan kondisi requirement saat itu.

Terkadang user menyampaikan kebutuhan mereka secara informal kepada atasan kita, sehingga dari sisi manajemen proyek dan pengembang diperlukan siasat jitu dalam menghadapinya, apakah jawabannya ‘Ya’ ataupun ‘Tidak’. Akan tetapi hal yang tidak kalah penting adalah mengenali atasan kita apakah tipe yang tidak mau tahu apapun argumentasi kita, ataukah atasan yang memahami anak buahnya. Tips untuk mempermudah penolakan terhadap atasan adalah sebagai berikut :

1. Kemukakan alasan yang rasional dari penolakan kita, tidak hanya sekedar bilang tidak akan tetapi atasan memahami alasan yang masuk akal
2. Menyelaraskan tujuan dengan atasan, berdasarkan pada dokumen requirement yang telah disepakati dan dampak dari kebutuhan sesaat yang tidak terencana terhadap sistem yang sedang dibangun dan resikonya apabila diterapkan
3. Jadikan sebagai sebuah dorongan pada saat suatu hari kita menjadi atasan maka kita akan belajar berempati kepada bawahan

5. Opini tentang aturan pengadaan di Indonesia baik Pemerintah dan badan usaha swasta serta resiko yang dihadapi

Issue pengadaan barang dan jasa khususnya pengadaan sistem aplikasi baik di swasta maupun pemerintah terletak pada system outsourcing. Dimana Indonesia sebagai salah satu penyedia jasa IT selain India dan China. Dilihat dari sisi geografis dan daya tarik suatu negara pada kegiatan IT outsourcing, dimana Indonesia memiliki daya tarik yang tinggi akan tetapi kalah dengan India dan China. India dan China memiliki lingkungan dan infrastruktur yang mendukung seperti iklim invenstasi yang stabil dair korupsi serta Negara yang relative aman.

Tahun 2007 China merupakan Top Outsourcing Countries (businessweek) sementara Indonesia menempati urutan kelima setelah India, China, Malaysia dan Thailand dengan criteria penilaian terhadap sisi keuangan, SDM dan lingkungan. Sementara akhir-akhir ini India sudah berkurang sebagai penyedia jasa IT terbesar di Amerika dikarenakan seiring dengan waktu biaya gaji yang semakin mahal. Dengan kondisi seperti ini merupakan peluang bagi Indonesia untuk menjadi Negara penyedia jasa IT sehingga paa akhirnya tenaga kerja IT di Indonesia akan terkuras ke luar sementara di dalam negeri kurang.

IT outsourcing menguntungkan perusahaan karena resource di perusahaan dapat hanya fokus pada core bisnisnya sementara kebutuhan supporting application dapat dipenuhi dengan jasa outsourcing.

Akan tetapi dengan munculnya kebijakan baru oktober 2010 ini bahwa pemerintah akan menghapus sistem tenaga kerja "outsourcing" secara bertahap melalui berbagai kebijakan yang akan dikeluarkan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Menakertrans) dimana tujuannya adalah perusahaan `outsourcing` mampu menjadikan tenaga kerja `outsourcing` menjadi tenaga kerja resmi dan memiliki masa depan yang jelas serta tidak memiliki masa kerja yang terbatas, hal ini mendorong pemerintah daerah agar mampu menarik minat investor asing sebanyak-banyaknya untuk membuka lapangan kerja. Sehingga pertumbuhan ekonomi harus bisa memberikan dampak langsung pada tenaga kerja dan mampu mengurangi angka pengangguran.

Apakah kebijakan ini akan memperbaiki system outsourcing di Indonesia atau tidak, kita tunggu saja.

6. Kiat sederhana dan sukses dalam manajemen proyek yang pelik

Dalam menangani proyek yang pelik dibutuhkan kiat-kiat berikut :

• Tidak pernah keluar dari jalur goal proyek yaitu time, cost, scope/quality
• Gesit terhadap setiap perubahan ataupun kendala yang terjadi selama proyek berjalan
• Take action dan membuat keputusan yang tepat setiap kali terjadi issue didalam proyek
• Bekerja dengan sense of urgency
• Visualisasikan dan komunikasikan semua kegiatan dan deliverable dari proyek
• Lengkapi setiap tahapan dari deliverables
• Lakukan Risk Management
• Lakukan Change Management
• Berkomunikasi dengan baik dan efektif
• Mengorganisir, monitor dan kontrol proyek
• Membangun team yang solid

7. Manajement Proyek : Lakukan dan Jangan Lakukan (Do and Do not)

Terdapat kiat-kiat dalam pengelolaan manajemen proyek yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan berikut ini :

1. Do

ü Selalu fokus pada goals proyek yaitu time, budget dan quality. PM berkewajiban selalu mengingatkan team akan hal ini dan melakukan monitoring dan control sehingga tidak keluar dari jalur

ü Lakukan perencanaan proyek secara benar dan rinci dengan memperhatikan semua aspek resiko yang mungkin timbul

ü Lakukan risk management terhadap 3 kategori yaitu :

a. Resiko yang telah diketahui yaitu resiko yang terjadi di dalam suatu proyek setelah dilakukan suatu pengecekan atau evaluasi dengan penuh kehati-hatian dan ketelitian.

b. Resiko yang dapat diramalkan yaitu resiko yang telah diketahui dengan melihat resiko yang telah muncul sebelumnya.

c. Resiko yang tidak diharapkan yaitu resiko yang benar-benar terjadi dan sangat sulit diidentifikasi sebelumnya.

ü Lakukan change management, dimana dengan cara ini kita terus dipacu agar terus mencatat secara baik (proper recording) setiap perubahan terhadap cost, schedule and scope/quality dalam setiap tahapan project. Yang jelas SETIAP PERUBAHAN perlu dicatat. Karena kadang kita lupa (atau sering tidak memperhatikan) bahwa changes /perubahan hanya perlu dicatat dan dilaporkan apabila ada perubahan terhadap cost maupun schedule

ü Lakukan monitoring dan kontrol terhadap keberlangsungan proyek baik dari sisi time, cost dan scope/quality

1. Do not

o Manajamen Proyek (MP) tidak hanya sekedar aktifitas membuat perencanaan dan memonitor jalannya proyek sampai dengan memenuhi schedule dan milestone akan tetapi terkait pula pada proses menangani setiap ada perubahan dari requirement yang impact nya pada time, cost bahkan quality

o MP tidak hanya menggunakan teknik dalam PMBOK untuk melaksanakan aturan-aturan proyek meski PMBOK ini adalah best practice yang membantu PM dalam menjalankan proyek, akan tetapi banyak hal yang perlu dijadikan acuan bahkan pengalaman dalam menangani banyak proyek akan sangat membantu

o Tidak semua proses dalam PMBOK harus digunakan dalam implementasi proyek akan tetapi pilihlah proses yang sesuai dengan karakteristik proyek yang akan dijalankan serta situasi dan kondisi internal dan eksternal dari resource proyek perlu dipertimbangkan

o MP tidak hanya sekedar schedule tracking, tracking ini diperlukan untuk selalu mengawal proyek sesuai dengan activity, time , schedule dan delivery, akan tetapi lebih jauh sangat diperlukan komunikasi, manajemen resource, manajemen resiko proyek, manajemen stakeholder , dll

o Jangan biarkan manajemen proyek tanpa manajemen resiko jika tidak maka proyek akan sangat vulnerable terhadap potensi terjadinya resiko. Manajemen resiko sangatlah penting di dalam suatu proyek, karena dengan adanya manajemen resiko semua aktivitas yang ada dalam proyek akan termonitori sehingga kemungkinan resiko terjadi akan sangat kecil.

o Jangan biarkan manajemen proyek tanpa change manajemen yaitu kontrol terhadap perubahan-perubahan proyek yang mungkin terjadi selama proyek berjalan

o Jangan terlena dengan progress report yang baik-baik saja dari pengembang akan tetapi selalu lakukan kontrol dan monitoring terhadap jalannya proyek

8. Evaluasi mengenai Bisnis Outsourcing dan dilematika-nya di Indonesia

Peranan dari sistem informasi dalam perusahaan adalah untuk memberikan dukungan yang efektif terhadap strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif bisnis dengan menggunakan sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Adanya kendala pengembangan sistem di lingkungan perusahaan baik berupa keterbatasan resource yan ada, sementara kebutuhan akan sistem yang mendesak untuk dapat segera digunakan, termasuk pula melihat keunggulan dari perusahaan luar sebagai penyedia jasa outsourcing, sehingga perusahaan meminta kepada pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan aplikasi serta maintenance. Diantara faktor-faktor didalam menentukan outsourcing adalah sebagai berikut :

• Biaya pengembangan sangat tinggi
• Resiko kembalinya investasi TI sangat tinggi
• Ketidakpastian dalam mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan yang diinginkan
• Kebutuhan aplikasi untuk segera dapat dipergunakan
• Keterbatasan resource IT di internal perusahaan

Sehingga diputuskan untuk melakukan outsourcing proyek pengembangan system informasi. Adapun kelebihan dan kelemahan system outsourcing ini adalah :

• Kelebihan

ü Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnisnya

ü Dapat memilih vendor sesuai dengan anggaran yang dimiliki serta kebutuhan dan delivery time yang telah ditetapkan

ü Resiko pengembangan ditanggung oleh vendor

ü Dapat mengurangi resiko membengkaknya investasi TI jika internal resources belum memadai

ü Dapat menyiasati downsizing dimana perusahaan tidak perlu memikirkan pengurangan pegawai

ü

• Kelemahan

ü Tingkat keamanan informasi kurang terjamin karena adanya peluang penyalahgunaan oleh vendor

ü Adanya peluang sistem informasi yang dihasilkan kurang sesuai dengan kebutuhan karena keterbatasan vendor dalam memahami bisnis proses

ü Keterbatasan dalam hal transfer knowledge karena sepenuhnya dipegang oleh vendor

ü Terputusnya mata rantai pengembangan system lebih lanjut karena dilakukan penuh oleh vendor dan perusahaan hanya mengetahui requirement saja

ü Ketergantungan yang tinggi terhadap vendor

ü Resiko tidak kembalinya investasi TI apabila sistem yang dibangun tidak sesuai dengan kebutuhan

ü Resiko kualitas system kurang baik dikarenakan vendor tidak fokus dalam mengerjakan sistem, dimana pada saat bersamaan harus mengembangan system di klien lainnya

ü Kehilangan kontrol terhadap fungsi sistem informasi

ü Hanya dapat dilakukan terhadap pengembangan sistem non core business

9. Evaluasi anda mengenai suatu proyek IT yang telah berjalan dalam perusahaan anda dan pelajaran/hikmah apa yang bisa anda ambil

Berkaca kepada proyek yang pernah ditangani dan berjalan di perusahaan, diperoleh banyak pelajaran dan hikmah dari kegagalan pelaksanaan proyek yaitu :

• Didalam pemilihan metoda outsourcing didalam pengmbangan suatu aplikasi, perlu dilakukan perencanaan yang matang dan jelas, terkait dengan dikerjakannya proyek oleh vendor diantaranya dengan memilih total outsourcing dimana pengembangan sistem diserahakn sepenuhnya kepada pihak luar baik itu hardware, software atau brainware.
• Dengan keterbatasan resource di perusahaan serta kriteria aplikasi yang akan dikembangkan yang merupakan aplikasi pendukung (non core) maka diputuskan untuk melakukan outsourcing development aplikasi dimana dengan syarat-syarat bahwa requirement telah jelas dan dipahami oleh business unit serta designer serta telah dilakukan approval requirement antara user dengan pengembang. Design system haruslah sudah lengkap, jelas dan detail serta aanya pemahaman yang sama antara designer dengan pihak vendor akan requirement dan aplikasi yang akan dikembangkan
• Metoda pelaksanaan pengembangan aplikasi perlu dipertimbangkan secara matang, apakah dilakukan di tempat vendor itu sendiri ataukah on site di rusahan dan sebagainya, kedekatan antara vendor dengan designer sangat menentukan dalam learning curve dan pemahaman requirement sistem yang akan dibangun
• Kriteria aplikasi yang akan dibangun apakah merupakan core application atau support application serta seberapa besar keterkaitan dan integrasi dengan current system sangat perlu dipertimbangkan, karena jika besar sekali keterkaitan dengan existing system akan mempengaruhi siklus dan metodologi pengembangan system, termasuk jika dilakukan development secara remote hal ini akan sangat mengganggu produktivitas dalam memahami system yang akan dibangun
• Pada dasarnya proses pengerjaan sistem secara remote dimana masih terdapat kelemahan disana sini dari sisi requirement, dokumen design, tools untuk source control, kendala infrastruktur dsb akan sangat mengganggu kelancaran dan produktifitas proyek
• Ketidakjelasan requirement dan kurangnya pemahaman user terhadap sistem yang dibutuhkan sangat menentukan keberhasilan proyek, bahkan setelah dilakukan approval oleh user terhadap requirement, dokumen design, presentasi mock up aplikasi, pada saat aplikasi selesai dibuat masih muncul ketidaksesuaian dengan apa yang user harapkan, sehingga perlu dicari metoda yang paling tepat didalam pengembangan system dengan berbagai kendala dan permasalahan tersebut

10. Apakah kejujuran itu penting dalam manajemen proyek? Jujur/tidak menutupi kesalahan yang pernah terjadi dalam proyek.

Kejujuran dalam penanganan proyek sistem informasi mutlak perlu dilakukan dimana prinsip keadilan dan kejujuran inipun adaah salah satu dari prinsip manajemen :

• Jujur dalam requirement baik stakeholder maupun pengembang, stakeholder secara jujur dan jelas menyampaikan kebutuhannya, tidak ada penambahan yang mengada-ada dan pengembang jujur menyampaikan analisisnya mana yang feasible dan tidak untuk dikembangkan
• Jujur dan terbuka dalam progress report, laporkan semua kemajuan dari proyek apa adanya, jika terjadi issue sampaikan segera dan komunikasikan secara logis jika itu berdampak pada time, cost dan scope/quality
• Jika ditemukan kesalahan dalam estimasi proyek maka sebaiknya dikemukakan kepada semua yang terkait baik atasan maupun stakeholder, apalagi jika mi-estimasi ini dalam waktu 1 atau 2 bulan akan otomatis berdampak pada goals, resources yang ada serta schedule dari proyek dan sudah seharusnya semua pihak terkait mengetahui permasalahan ini guna mencari solusi yang terbaik bagi kelangsungan proyek
• Jika ditemukan kesalahan didalam design dan tidak sesuai dengan requirement, maka sampaikan secara terbuka dan jujur kepada atasan dan juga stakeholder meskipun akan berpengaruh terhadap goals dari proyek, sehingga dapat diambil langkah yang cepat dan tepat dalam menangani permasalahan, serta sampaikan pula hasil keputusannya kepada vendor untuk ditindaklanjuti segera. Kesalahan yang ditutupi akan berakibat munculnya issue atau bahkan rentetan kesalahan lain yang tidak diperkirakan sebelumnya.

Writing again

increase productivity on sunday morning ..
continue writing thesis .. wish me luck hope will be finished at the end of Dec 2010
espiritu ..